Munkaerő kiválasztás dinamikusan

Az eléggé nyilvánvaló, hogy egy szervezetnek, ha van megrendelése, vannak ügyfelei, akkor vannak munkatársai is, másképp nehéz lenne cégként működni. Az is természetes, hogy a munkatársak hosszabb-rövidebb ideig vannak egy szervezetnél, így mindig akad, aki éppen betanul egy munkakörbe, és van, aki éppen átad egy feladatkört, és persze van, aki „betanítja” az újakat, vagy éppen helyettesít, amíg az új kolléga beválásával teljesen betöltött lesz, és aztán egy bizonyos idő múlva kezdődik minden elölről…

Minden munkahelyen, és idehaza is a „legdrágább” erőforrás maga a munkavállaló, a szó szoros és átvitt értelmében is, mert nélküle a szintén nem olcsó gépek, berendezések és végül maga az egész vállalkozás nem igazán működik.

Magad uram, ha szolgád nincs

A vállalkozások kezdeti szakaszukban „garázs cég” korszakukban, avagy családi vállalkozásban, nagyrészt egyedüli vállalkozóként, vagy nagyon közeli rokonokra, barátokra osztott feladatkörökkel indították el a működésüket. Így a munkaerőkérdés eleinte nem is volt kérdés, akit ismertek és bíztak benne, ráadásul értett is valamihez – vagy éppen be lehetett tanítani -, dolgozhatott a cég színeiben.  Amikor mégis valakit pótolni kellett, igyekeztek saját ismerősi körből megoldani a munkaerőkérdést, mert a „káderezés” gyorsan ment, így ha tágabb körből is, de végül is mindig a valakinek a valakije volt az új munkatárs.

Kis cég nagy gond, nagy cég még nagyobb

A növekedéssel, a munkafolyamatok bővülése, változása, technológia fejlődése, az ügyféligények is megváltoztak mind mennyiségileg, mind minőségileg, és az élesedő piaci helyzetben az adat -technológia - fejlesztés stb. biztonsága is rendkívül fontossá vált.

Az emberi erőforrás-gazdálkodás dinamikusan változó folyamat, ami a környezeti változások és a szervezeti célok által vezérelve állandó megújuláson mennek keresztül, ezért is írtam, hogy kis cég nagy gond és a nagy cégnél ez még nagyobb.  Azért is, mert, ahogy változik a külső és belső gazdasági környezet, ennek megfelelően a munkahelyi kockázatok is folyamatosan változnak. Egyes kockázatok megszűnnek a folyamatok változása által és ugyanakkor újak keletkeznek.

Amikor egy vállalkozás szakmai tudás hiánya és a magas befektetési igény miatt pl. úgy dönt, hogy kiszervezi a telefonos ügyfélszolgálatát, egy sor korábbi kockázatoktól menekül meg.  Nem kell többé a munkavállalók kilépésével, felvételével, képzésével, helyettesítésével foglalkozni, megoldódik a munkabiztonság, és végre más törődik a munkavállalók motiválásával. Azonban ezzel együtt helyettük másféle kockázatok keletkeznek, melyekre megfelelően fel kell készülni mindkét félnek, pl. az adatbiztonság megfelelő kezelésére, vagy a teljes értékesítési folyamat átstrukturálására.

  

Kockázatok és mellékhatások

Egy munkaadó szempontjából nagy kockázattal jár – akár csak egyetlen új munkavállaló esetében – a kiválasztás, toborzás, a foglalkoztatás, a munkavégzés, a munkavállaló munkaköri alkalmassága, illetve alkalmatlansága, magatartása, a kilépés, az adatvédelem és adatbiztonság. (Nem csak a hozzá értés hiánya miatt.)

A kiválasztás, toborzás kockázata a beválás mutatóján, illetve annak javulásán keresztül mérhető. A mutató kifejezi, hogy a felvettek (a munkaviszonyt létesítők) száma és a beváltak (a felvettek közül azok, akik legalább 100%-os teljesítmény elérésére képesek) létszáma milyen arányt képvisel. A mutató tükrözi a felvett munkavállalók beválásának esélyét. 

A beválási százalék növeléséhez komoly anyagi érdekek fűződnek, ugyanis a be nem vált munkavállaló helyett újat kell felvenni, ami a kiválasztással és a betanítással járó költségek megduplázódását jelenti. 

A beválási mutató hatékonyabb kiválasztási és betanítási technikák alkalmazásával javíthatóak. A külsős munkaerő-kiválasztók igénybevételével növelhető a beváltak aránya, ezáltal csökkenthető a kiválasztás és a betanítás hiányosságaira visszavezethető kárérték nagysága. A beválási mutató javítása révén – a kiválasztás és a betanítás hatékonyságának fokozásával – költségmegtakarítás érhető el.   

A munkaerőben, nem az erő megléte a legfontosabb

Gondoljunk csak bele, hogy vállalkozásunkhoz egy tárgyi eszköz – akárcsak egyetlen laptop - beszerzése során mi mindent megvizsgálunk, mire meghozzuk a komoly, súlyos döntésünket arról, hogy megvesszük, azaz elkötelezzük magunkat a döntésünk mellett. Azért választunk ilyen körültekintően technikai eszközöket, hogy profitot tudjunk termelni. Ezeket beruházásoknak hívjuk, és a termelési célokra használva tőkét termelünk, ezért hát természetes, hogy az eszköz kiválasztása során megvizsgáljuk a kiszemelt technika tulajdonságait, mérlegeljük hasznosságát és persze a megtérülés és a hozam lehetőségét is. Azt is tudjuk, hogy a technika elromolhat, tehát, ha már birtokunkban van, vigyázunk rá, javítjuk, és karban tartjuk. Azzal is tisztában vagyunk, hogy a technikai fejlődése igen gyors, így, ha lépést akarunk tartani a versenytársakkal a fejlesztésre, a korszerűségre is nagyon kell figyelnünk, különben hamar veszteséget termelünk.

Vajon ennek alapján, mi lehet a magyarázata annak, hogy a termélési eszközünk másik felével, a humán erőforrással, annak kiválasztásával, alkalmasságával, beválásával, motiválásával közel annyira sem törődünk, mint a technikai eszközökével? Mert, hogy az erő humánum nélkül nem igazán versenyképes termelési eszköz a munkáltatók számára sem.

A vállalat humán eszközállománya

A mai gazdasági környezetben egyértelmű, hogy a kínálat továbbra is folyamatosan növekedni fog, a konkurencia folyamatosan el akarja csábítani az ügyfeleinket. Eközben az ügyfelek egyre tudatosabbakká válnak – túl kell élniük ezt a „heves udvarlást” a nem kívánatos mellékhatások nélkül -, így saját érdekük mentén azok mellé teszik le a voksukat, akik leginkább képesek a személyre szabott kiszolgálásra, egyedi igények kielégítésére. Nem lehet nem tudomásul venni, hogy az ügyfeleknek hatalmukban áll választani és (elutasítani is!), miért is ne gyakorolnák ebbeli uralkodói erejüket. 

A vállalatoknak pedig - ha nem akarnak elvérezni az ügyfélvesztésben -, mindent meg kell tenniük annak érdekében, hogy csökkentsék ezt a folyamatot, és ennek eredményeképpen meglévő ügyfeleiket megtartsák. Ehhez sokkal egyszerűbb út vezet, mint ahogy azt sokan gondolják, ez pedig az, hogy növelik a meglévő ügyfeleik elégedettségét. Ehhez meg kell érteniük a vállalkozásoknak, hogy a hűséges ügyfelek a vállalat „eszközállománya” immateriális eszköze, és nem „egyszer használatos ügyfelek”. A törzsvásárlók a hírnév erősítésével, a márka képviseletével adnak értéket a vállalat eredménymérlegéhez, ezért megbecsülésük az egész vállalat elemi érdeke! 

A vállalati ügyfélkapcsolatok minőségét az egész vállalatot átható gondolkodásmód fejezi ki és az ügyfelekkel folytatott kapcsolati marketing kommunikáció pedig a megvalósítást. Ezt azt jelenti, hogy egy vállalkozáson belül egyszerre kell kezelni a vásárlók – egyre inkább egyedi! – igényeit, de a dolgozók, a tulajdonosok nagykereskedők, és más piacbefolyásoló szereplő (pl.: befektetők, szabályozó szervek, stb.) érdekeit is.

Nagyon is fontosak - de inkább a legfontosabbak - a megfelelően kiválasztott, képzett, motivált, lojális munkatársak – a humán eszközállomány -, akik a vállalat folyamatait működtetik és közvetlenül az ügyféllel találkozva, személyükben képviselik a vállalat ügyfélkezelési filozófiáját, rajtuk múlik, hogy sikerül-e megtartani a nyereséges ügyfeleket!

De hol vannak a JÓ munkatársak?

Amikor már elfogytak a rokonok, barátok, ismerősök, ismerősök ismerősei, vagy valami speciális képességű, tudású munkatársra van szüksége egy vállalkozásnak, nekilát a keresésnek.

Aki még nem próbálta, hogy milyen is a munkavállalók keresése, gondol egy nagyot és feladja a saját maga által megfogalmazott álláshirdetést. Úgy gondolja, hogy majd kiválasztja, aki neki kell, hiszen ismeri a munkát, tudja, hogy kit keres, és ismeri az embereket is. Amikor megérkeznek az első önéletrajzok - ma már elsősorban e-mailben -, eleinte remekül "szórakozik", "kész tanulmány" kik és hogyan, mivel jelentkeznek a munkavállalók. A boltokban bevált szokás, hogy az eladókat úgy keresik, hogy kiírják a kirakatba, ajtóra, hogy milyen munkatársakat keresnek, így értelemszerűen ők személyesen jelennek majd meg a boltban. Ez  eleinte érdekes lehet, de később, főleg, ha többen is jelentkeznek nagyon is zavaró lehet a kiszolgálásban, a vevők előtt zajló "kiválasztás" nem szerencsés üzenet. 

Jó, ha tisztában vagyunk azzal, hogy 2012—ben 30-40.000 szabad álláshelyre jutott több mint 500.000 álláskereső. Így ma azon nem kell csodálkozni, hogy egyetlen álláslehetőség hirdetésre munkakörtől, régiótól függően 50-300 önéletrajz is érkezhet.

Nos, szembesülve az önéletrajzok mennyiségével, változatos formájával szembesülve az egyszeri munkáltató vagy egyedül, vagy egy számára hiteles személy segítségével, megpróbál valahogyan dönteni. Van olyan kiválasztási gyakorlat – különösen értékesítői munkakörben -, hogy mindenkit fogadnak, aki jelentkezik, és aki elfogadja a jutalékos feltétel, azokat némi tömeges oktatás után, „szabadjára engedik”, „beültetik telefonálni”, mondván majd a „piac megmondja”, hogy beválik-e, vagy sem. Nos, ez ugye sem ez, sem pedig a „nézzük meg, hátha beválik” alapon történő próba-szerencse módszer nem kiválasztás, és az sem lehet kérdéses, hogy az írás elején említett vállalati kockázati elemek mind rendre jelentkeznek!

Segítséget nem szégyen kérni

Elképzelhető, hogy egy cégvezető egy mérnöki állásra hamar megtalálja a jelentkezőt, ha van a közelben olyan egyetem, ahol éppen adott szakos képzés zajlik. Az is lehet, hogy még nem keresünk munkatársat, de mivel érkezett egy nagyon szimpatikus jelentkező – legalább ő keres állást, biztos akar dolgozni -, hát felkínáljuk a lehetőséget. De, ha nem így van, és választani kellene 150 önéletrajzból, nem olyan nagy szégyen, ha segítséget kérünk pl. olyan szakembertől, aki kiválasztással foglalkozik.  Még jobb, ha azelőtt keressük fel, hogy feladnánk „A” hirdetést.

A munkavállaló kereséshez nem a hirdetés feladása az első lépés

Igen nem az első lépés, hanem legfeljebb a második a hirdetés feladása, hiszen előtte meg kell írni azt. De ahhoz, hogy megírjuk az álláshirdetést, tudnunk kell, hogy:  

• Milyen feladatra keresünk, milyen képzettségű munkatársat, ehhez képest pontosan mi áll a munkaköri leírásában, van-e valami személyi egyéb speciális szempont, aminek feltétlenül teljesülnie kell (pl. milyen kulcskompetenciákra van szükség), és mindez mikortól. 
• Milyen munkakörülményeket és milyen feltételeket biztosítunk, mint munkáltató. Hol és milyen körülmények között (eszközökkel) fogja végezni a munkáját a dolgozó, ehhez képest milyen bér és egyéb kiegészítő juttatásokra, milyen elvárások teljesülése mentén számíthat majd
• Milyen bizonyítványokra, referenciára van szükség, hogyan és milyen módon kérjük a munkavállalók jelentkezését, ki és meddig fog foglalkozni a jelentkezőkkel. 
• Milyen módszerekkel, mit, mikor és ki vizsgál a jelentkezőknél, ezt hogyan értékeli (adott körben mi lesz a kiválasztási kritérium), és azt is, hogy milyen a kiválasztási eljárás ütemezése.
• Hol és hogyan és mennyi ideig, mekkora költség kerettel keresünk munkatársat, ki lesz majd az új munkatárs betanítója – az ő segítője, hogy ne legyen termelés kiesés, vagy mennyi túlórára számíthatunk -, mennyi idő alatt várható a beválása. 
• Mennyibe kerül majd összesen ennek alapján az új munkatárs felkutatása, kiválasztása.

…. és, ha mindez megvan, és akkor, akinek a feladata lesz, hozzá láthat a hirdetés megfogalmazásához.

Nem baj, ha nem értünk hozzá, csak legyünk legalább magunkhoz őszinték!

Egyik ismerősünk - olyan 4-5 évvel ezelőtt megkérdezte -, hogy vállalunk-e nem klasszikus értelemben vett ügyfelekkel foglalkozó munkatárs kiválasztását. Különös volt a kérés – és persze kihívás -, így azt mondtuk nézzük meg miről van szó. Kiderült, hogy autós segélyszolgálatos sofőröket keres, de nyelveket beszélőt, nagyon profit, becsületest, ügyfélcentrikust, rugalmasat, megbízhatót, és még autószereléshez is értőt. De, grafológust is kér, meg személyiség teszteket és telefonos és személyes interjút is, amin már ő, mint megbízó is részt vesz.

Az első lépésként jó alaposan körbejártuk a feladatot, meg kellett ismernünk milyen az a segélyszolgálat amit majd el kell látnia az új munkatársnak. (Teljesen nem volt ismeretlen a dolog, mert másképpen, de álltunk már kapcsolatban autómentőkkel, segélyszolgálatokkal.) 

Megírtuk a hirdetést, és jöttek az önéletrajzok. Ekkor ért az első meglepetés bennünket, kiderült, hogy az ismerősünk rendszeresen adott fel hirdetést – ha nem is pont erre az állásra -, de sokkal kevesebb önéletrajz érkezett, és sok nem igazán alkalmas jelölt jelentkezett a "világosan megírt" kritériumok ellenére. Mi volt a különbség? A megfogalmazás és a kritériumok másféle hangsúlyozása. Egyszerűnek hangzik, de mégsem az, ha karakterszámokban kell gondolkodni, és úgy kell a lehetőségekben fogalmazni, hogy az üzenet pontosan azokat szólítsa meg, akiknek a jelentkezését mi szeretnénk elérni.

Egy másik megbízónk kétségbe esetten hívott fel, hogy segítsünk, mert egy ismerőse meghirdetett egy női ruházati bolti eladói állást, de valami borzalom, hogy kik jönnek, és hát ő ezt így nem szeretné, de a dolog sürgős, mert a betanítására már csak 1 hét van. Mi volt a hiba? Azt írta a hirdetésbe, hogy aki szereti a divatot, szívesen modellkedik, szereti a csinos ruhákat, jöjjön hozzá dolgozni. Ugye nem kell leírnom, hogy mire gondoltak, akik jelentkeztek.

Az autómentő sofőr kiválasztása rendben lezajlott, a tesztek és az interjú alapján elkészítettem az összegző véleményemet és csatoltam a grafológusét is. Érdekessége volt az eljárásnak, hogy néhány vizsgált jelentkező esetében nem egyezett a tesztek eredménye a grafológus által írt megállapításokkal. Az ismerősünk nagyon elégedett volt az eljárással, de ezzel együtt nem az általunk javasolt embert választotta. Miért, miért nem erre több okot is mondott, de hát éppen ez a lényeg benne, hogy rendkívül szubjektív dolog, hogy végül ki lesz a szimpatikus, akivel a megbízó valójában majd együtt fog dolgozni. 

Nem telt bele fél év, és kaptunk a telefonhívást, hogy fel kellene adni egy új hirdetést egy autómentő sofőr állásra, mert sajnos mindenben, és majdnem szó szerint, igazunk volt, és már belátja, hogy hallgatni kellett volna ránk. Azóta is rendszeres megbízónk - persze nem csak sofőröket keresünk -, mert nemcsak, hogy biztosabb így a kiválasztás a számára, de költséghatékonyabb is, mert ezalatt az idő alatt is a saját munkájával foglalkozhat.

Nagyon tanulságosak volt számunkra ezek  a kiválasztási megbízások, és egyre inkább láttuk, hogy a magyar mikro-kis és közepes vállalkozók számára mi az igazi probléma a munkavállalók keresése kapcsán.

Kiválasztás dinamikusan

Érzékelve a magyar KKV problémáját, kidolgoztuk a DINAMIKUS kiválasztási eljárásunkat, amely tartalmazza a klasszikus kiválasztási folyamat szinte minden lépését, tehát szakmailag semmi sem sérül. Azonban ezek a lépések lebontásra kerültek, így követhetővé és nyitottá válik a teljes kiválasztási folyamat a megbízó számára, aki a hagyományos eljárásban során csak a „végeredménnyel találkozott”. Ettől a kiszolgáltatott – és néha túlzásnak tartott, „nagy” kiválasztási eljárástól - magyar KKV vezetők nagyon elzárkóznak. A cégvezetők nem csak a folyamatot akarják látni, hanem a leendő beosztottról úgy akar dönteni, hogy meghatározhassa mely jelentkezők között szeretné megtalálni a legjobbat.

Ezért a dinamikus eljárásunk leglényegesebb eleme, hogy a megbízó a kilépési pontoknál döntési helyzetbe kerülhet. Dönthet a kiválasztás folytatásról, avagy adott pontnál a folyamat lezárásáról, illetve önálló folytatásáról, és a vizsgált személyek számáról is. 

(Egy ajánlott vizsgálati mennyiség mindig van, de, ha ettől el kíván térni, a megbízó - vagy speciális a munkakör és eleve nem várható tömeges jelentkezés -, ezt is megteheti.) Ennek szellemében pl. lehet csak a hirdetés feladást kérni, de lehet kérni csak önéletrajz válogatást, szűrést, vagy előszűrést tesztekkel, vagy akár magát a teljes folyamatot. 

Amikor mi befejezzük a kiválasztási folyamatot - ott, ahol a megbízóval előzetesen megállapodtunk -, minden dokumentációt átadunk, értékeléssel, tesztek eredményével együtt. Persze, ha végig visszük a folyamatot, akkor egy összegző értékeléssel és ajánlással együtt adjuk át a kiválasztási eljárás során megvizsgált személyek anyagát.

„Ha vannak problémát jelentő dolgaink, amiket meg kell oldani, jobb nem elfelejteni, hogy két fej jobb, mint egy. (...) Ha önmagamban próbálom megoldani a problémáimat, akkor lehet, hogy lesznek vakfoltjaim, ahol nem látom azt, ami teljesen nyilvánvaló lenne valaki másnak.” 

Feldmár András